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Réunion du 05/07/2011

par Gisèle Geoffroy - 25 juillet 2011

COMPTE RENDU
Réunion CP du 5 juillet 2011
Nice Laboratoire Mathématiques

Très bon Accueil assuré par Jean-Louis Thomin avec déjeuner typiquement niçois savoureusement sélectionné par Martine Fioroni !

Excusées : Danielle Cristofol, Véronique Ginouvès.
Présents : Emilie, Cornillaux, Martine Fioroni, Anne-Lise Garnier, Gisèle Geoffroy, Judith Hannoun, Estelle Nivault, Blandine Nouvel, Jean-Louis Thomin

Calendrier des prochaines réunions :

.Prochain CP : mi-septembre, dates proposées sur Doodle les 7, 8, 9, 12, 13 et 14 septembre, on privilégie une réunion téléphonique OJ Finalisation de la préparation AG, Clôture du Budget
.Date Assemblée Générale entre le 17 et le 29 Novembre

Ordre du Jour  :

- Budget
- Mise au point de la formation "Quels Outils collaboratifs"
- Préparation du Plan de Formation Réseau (15 juillet officiellement)
- AG Mistral
- Objectifs pour 2012
- Questions diverses

BUDGET

Quelques lignes de dépenses ont été rectifiées : àla hausse les frais du conférencier et de restauration de l’AG, suppression des frais d’une réunion CP en fin d’année, une ligne de dépenses mal affectée àfaire supprimer par la FP, ce qui donne un nouveau disponible de 400 € environ

MISE AU POINT DE LA FORMATION "QUELS OUTILS COLLABORATIFS"

La formation a été annoncée par la FP DR12 et DR 20 avec date limite des inscriptions 2 septembre. Gisèle l’a diffusée sur Mistral-Doc. Emilie va la mettre sur le Site web Mistral. Il reste àjoindre le questionnaire qui sera diffusé avec les demandes d’inscription.
1 - Le questionnaire est unanimement approuvé quant aux questions posées, des remarques sont faites sur l’ordre de certaines questions et sur quelques formulations.
Martine Fioroni dit qu’il serait intéressant de diffuser ce questionnaire au niveau de Renatis …
Suggestion est faite de prendre contact avec les personnes qui auront répondu favorablement au questionnaire pour leur expliquer ce que l’on attend de leur retour d’expérience…
2 - Le programme est dense et encore incomplet sur quelques points au niveau des intervenants. On revoit les durées des interventions et l’ordre du déroulement de la journée. Attendons encore des réponses : il faut faire vite maintenant
Marin Dacos a proposé Karim Hammou pour intervenir àsa place : Judith essaie de le contacter.
Attente de la réponse de A. Coulais et de C. Welger Barboza àpropos de leur transport et hébergement : les recontacter encore avant le départ en vacances….
D’autres confirment leur intervention :
Julien Maurin,informaticien du Laboratoire de Mathématiques confirme qu’il pourra intervenir largement sur les outils de la rédaction collaborative.
Jean-Christophe Peyssard et Mathieu Bérard, doctorant en économie interviendront sur les réseaux sociaux.
. Martine suggère qu’il serait important d’aborder le sujet du suivi des outils présentés….
. Pour chaque outil, citer les organismes qui font des formations récurentes sous forme d’ateliers
. Faire un tableau récapitulatif des usages de chaque outil (BN)
3 - Préparation de la logistique.
Danielle Cristofol rappelle qu’on peut compter sur elle pour participer àla logistique le jour de la formation.
Pochettes et contenu
Elles seront traitées par Judith, Danièle, Gisèle le mercredi 21 septembre àla MAP
31 pochettes disponibles, en trouver encore quelques unes….
19 clés usb disponibles nombre insuffisant : il est décidé qu’on n’est pas obligé d’en offrir àchaque formation. Si le budget le permet on en rachètera en fin d’année pour faire un stock pour 2012.
18 stylos : Blandine Nouvel fournira le complément sur un reliquat des Fredoc 2009

Mettre dans les pochettes
. programme de la journée (JH)
. stylos (complément donné par BN)
. papier blanc JH
. liste des inscrits et leurs coordonnées (GG àréclamer àla FP)
. listes des formations en ateliers récurrentes en Région PACA (EC)
. tableau récapitulatif des usages des outils collaboratifs (BN)
. questionnaire d’évaluation (annoncer dès l’ouverture que le questionnaire rempli sera déposé àl’issue de la journée, faire un rappel dans le courant de la journée)
. fiche d’inscription au réseau et àla liste de diffusion Mistral-doc (EC)
. annonce prévisionnelle de l’AG et du thème de la Conférence d’introduction (JH)

4 - Pauses :

Comment les budgétiser ? Judith dit qu’elle a encore dans son bureau des restes de la dernière formation : faire un état des lieux. Voir en temps voulu ce qu’on pourra rajouter

PREPARATION DU PLAN DE FORMATION RESEAU

1 –Une remarque àprendre en considération pour l’avenir au sujet du PFR : ce n’est pas parce que le plan est déposé que les formations sont systématiquement prises en charge par la FP. Le PFR sert entre autres àprévoir une enveloppe globale de fonctionnement pour la FP, mais ensuite aucune répartition n’est faite en fonction des Plans de Formation qui ont été déposés. Il nous appartient donc dès le 1er trimestre de faire auprès de la FP une sorte de préengagement (avertir la FP des formations que l’on a décidées de faire et de demander àla FP de bloquer le financement nécessaire àleur mise en Å“uvre).
Autre remarque
. ERMS : on annule ce projet car cet outil n’a pas évolué depuis la dernière formation faite àLyon.
. Ateliers du WEB Collaboratif : c’est inutile, des organismes font cela très bien on diffusera plutôt une liste des formations dispensées régulièrement en ateliers par l’URFIST, CRFCB….
2 - Date de dépôt du PFR : le 18 juillet àla FP, en raison du pont du 14 juillet, il devra être déposé le 13 juillet en soirée et idem pour la DR20. 3 –Bilan de l’enquête sur les besoins en formation
Estelle a fait auprès des adhérents Mistral-Doc une enquête sur leurs besoins en formation. Elle fait état des réponses reçues.
Sur 51 messages envoyés, 6 personnes ont répondu dont 3 seulement ont émis une idée de formation…., c’est peu ! En finale on peut retenir deux demandes

- Accompagnement sur le traitement de la chaine documentaire (fonction gestion des périodiques). On pourrait conseiller une formation de base sur la première approche de la fonction documentaire ou encore une formation sous forme de tutorat.

- Formation en atelier autour de la veille. Diffusion de newsletters "efficace"…., Cela pourrait concerner la conception et la réalisation d’un support de communication. BN propose de rapprocher la personne intéressée du groupe des indicateurs de Renatis qui réfléchit sur la question de savoir quels sont les Indicateurs qui mesurent l’efficacité d’un produit de documentaire….

- Quels sont les différents modèles économiques de publication ? (l’Edition électronique, les revues scientifiques en libre accès, les plates-formes libres,…)
Pour résumer deux demandes sur trois portent sur la veille collaborative avec ateliers. Ce sujet pourrait être une suite logique àla formation les Outils collaboratifs. Une discussion sur la veille : sa définition, quel type de veille, tous les aspects d’une veille, les acteurs, les bénéficiaires,…. les deux moments de la veille : la collecte d’informations, la diffusion d’informations, est interrompue par l’horloge castratrice !
On finit par opter pour une formation sur le sujet suivant
"Pour une veille collaborative et active", concevoir une veille àpartir de deux outils.

4 –Contenu du PFR on se limite àdeux formations pour 2012 et àla proposition de quelques actions de formation dispensées par les membres de Mistral-doc et destinées aux agents non spécialistes de la documentation mais amenées àgérer des ressources documentaires.
Rappel de Monique Clatot (Veiller àparler en termes de Formation et non pas d’Information !)

- l’ANF "IST sans bibliothèque ?"Monique Clatot qui conseille de modifier le projet ANF sur plusieurs points
.la durée : remplacer deux jours répartis sur 3 jours par 3 jours,
.préciser les noms des intervenants,
.développer le programme, faire apparaître un déroulé pédagogique avec ateliers ou travaux en groupe.
. financement
On joint dans le PFR le programme qui va être développé (déroulé pédagogique) par Blandine et Jean Louis le 6 juillet (envoi àMonique Clatot le jour-même) accompagné du projet de financement.

- Une deuxième formation (EN, EC et JH)
"Pour une veille collaborative et active", concevoir une veille àpartir de deux outils.
Durée 2 jours
Présentation de deux outils de veille par deux intervenants, retours d’expériences et ateliers
Capture de l’information et Redistribution sous forme de News letters, netvibes, etc…
Réflexion sur le contenu et le déroulement de cette formation : Emilie, Judith et Estelle. Prévoir réunion en fin de semaine pour envoi de la fiche formation àGisèle le 11/07.

- Autres actions de formation pouvant être faites par les membres du Réseau Mistral-doc reconduire les mêmes que PFR 2011 et rajouter
. Transfert de compétences sur les fonctions documentaires de base

5 – le calendrier du PFR
6 Juillet : BN et JLT travaillent sur le programme de l’ANF avec transmission àMonique Clatot et àGG pour joindre les fiches dans le PFR
du 6 au 11 juillet : EN, EC et JH travaillent sur le programme et le financement de la formation sur la veille
11 juillet minuit : envoyer toutes les infos àGG pour élaboration finale du dossier
12 juillet dossier soumis au CP pour relecture
13 juillet diffusion àFP DR12 et DR20

CHOIX DE LA DATE DE L’AG MISTRAL :

Date : 17 novembre au 29 novembre 2011, Marseille.
Sujet de la formation du matin et conférencier sollicité :
Thème le Droit : non évoqué au cours de la réunion ; je rappelle qu’on avait prévu au CP du 30 mai de laisser le conférencier choisir les thèmes de droit qu’il serait intéressant d’aborder par rapport aux formations organisées par Mistral Doc tout au long de l’année 2011.
Conférencier sollicité : Lionel Maurel on attend la réponse.
Envisager un autre conférencier au cas où …. Martine Fioroni nous parle de Mme MASSON (Inist) Juriste et Ethicienne
- Réservation de la salle àMarseille Délégation CNRS àfaire.
- Repas CROUS de DR12 (àvoir en fonction des dispositions des RH)

- Budget àprévoir pour les dépenses AG 2011 budget proposé par GG 550 € (conférencier et repas), considéré unanimement insuffisant. On modifie à700 € soit 400 € frais pour de l’intervenant et 300 € pour la restauration

QUESTIONS DIVERSES

-Renouvellement du comité de pilotage. Annoncer que le mandat du bureau arrive aux termes des deux ans. Il faudra au cours de l’AG choisir le nouveau Bureau, le représentant de Mistral àRenatis et son suppléant.
En même temps que la convocation àl’AG, il faudra joindre la Lettre renouvellement du bureau avec appel àcandidature (date limite de dépôt des candidatures le 31 Octobre 2011).
- Parmi les suggestions faites par Magali Damoiseau (OAI-PMH), on pourrait déjàsatisfaire celles-ci
. un glossaire qui résume toutes les notions liées àl’OAI-PMH ou les logiciels utilitaires qui ont été abordés le jour de la formation (àmettre sur le site Mistral)
. La liste des participants et connaître leurs projets pour contact éventuel (àfaire et àenvoyer aux participants directement)
- Mise en ligne des interventions sur le "Livre Numérique" en septembre par JH -Annuaire :
Réunion du groupe annuaire Rénatis + réseaux régionaux, le 11/07 prochain àl’Observatoire de Paris.
Estelle excusée, Martine et Anaïs Mauriceau représenteront Mistral-Doc.
Présentation par Frédéric Lebiet (informaticien àla MRCT) d’une maquette déjàbien avancée de l’annuaire IST Renatis et réseaux régionaux.
Correspondant annuaire Mistral-Doc : Estelle
-Les administrateurs Zotero sont Véronique Ginouvès et Blandine Nouvel Fin de séance à16h45 Compte rendu rédigé par GG le 7 juillet 2011 revu par EN

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