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Accueil du site > Le réseau Mistral-Doc > Assemblées générales du réseau > Assemblée générale 2010

Assemblée générale 2010

par Danielle Cristofol - 7 janvier 2011

Assemblée Générale Mistral-Doc
Compte-rendu du 9/12/2010
Lieu : Délégation Régionale Côte d’Azur du CNRS (DR20)

Nous remercions la Délégation Régionale Côte d’Azur du CNRS de nous avoir accueillis dans ses locaux. Après une matinée riche en information sur "les aspects juridiques de la documentation électronique", présenté par Cédric Manara (Enseignant-chercheur àl’EDHEC et spécialiste de la propriété intellectuelle). Nous avons apprécié le buffet proposé par Monique Clatot de la DR20.

14h-17h

Excusée : GINOUVES Véronique
Présents :ANANTI Corinne, BERNARDO Elizabeth, BONNEVILLE Anne, COMMELIN Dominique, CORNILLAUX Emilie, COZIC Solen, CRISTOFOL Danielle, FIORONI Martine, GEOFFROY Gisèle, GRANOTTIER Nathalie, GUILLAUMAT Julie, HANNOUN Judith, HEULLANT Fabienne, NAULET Martine, NIVAULT Estelle, NOUVEL Blandine, OGER Monique, THOMIN Jean-Louis, TROUSSON Dominique, VERGER-POLPRE Emmanuelle.

14h : début de séance par un tour de table pour une présentation succincte des participants.

Les réunions du Comité de Pilotage :

Date
Type de réunion
Lieux
Frais déplacement
Frais repas
Compte rendu
28/01/2010
Présentielle
DR12
15/03/2010
Présentielle
Laboratoire Jean-Alexandre Dieudonné - Université de Nice - Sophia Antipolis - Parc Valrose
OUI
Offert En ligne
11/05/2010
Présentielle
St-Charles, Marseille Offert En ligne
08/07/2010
Présentielle
Observatoire Océanologique de Villefranche-sur-Mer
OUI
Offert En ligne
10/09/2010
Téléphonique
19/10/2010
Présentielle
DR12
OUI
Mistral En ligne
02/12/2010
Téléphonique
Mail d’Estelle Nivault du 02/12/2010
09/12/2010
Présentielle
Délégation Régionale Côte d’Azur Sophia Antipolis - Valbonne
OUI
Offert En ligne

I. Etat du budget

Un état des lieux du budget a été présenté par Gisèle Geoffroy. Le budget accordé par la MRCT a été de 2000 €.

Dépenses : 1928,13 €
Solde :
71,87 €

- Il avait été prévu de donner une clé USB aux participants de la réunion générale, faute de temps les clés USB n’ont pu être achetées dans les délais. Cette acquisition est maintenue et va être complétée en fonction de l’argent restant du budget. Les clés seront données lors d’une manifestation organisée en 2011 par le réseau Mistral.

- Le CP fait savoir aussi qu’àla suite des Fredoc2009 des ouvrages professionnels avaient été achetés pour les personnels ayant participé àleur organisation. Il a été décidé qu’une bibliothèque au sein du réseau Mistral est créée. Elle est complétée cette année par l’acquisition d’autres ouvrages sur les fonds restant du budget. Au total « Â 49 ouvrages  » sont àla disposition des documentalistes. Certaines documentalistes ajoutent àcette liste des ouvrages acquis par leurs bibliothèques. Les personnes désirant offrir l’accès àleurs ouvrages peuvent contacter un membre du CP. Une réflexion autours d’un outil "ex : Zotero" va être engagée afin de permettre la diffusion des titres d’ouvrages de cette Bibliothèque/Partage sur le réseau Mistral.
Les prêts se feront àtitre gracieux entre les bibliothèques, chaque bibliothèque doit gérer ces prêts selon ses modalités habituelles.
Le site Mistral diffusera les références des nouvelles acquisitions.

- Le réseau Mistral a acquis le matériel de formation suivant sur l’année 2009/2010 pour le prêter aux membres du réseau :
1 ordinateur → basé àAix en Provence
1 vidéoprojecteur → basé àAix en Provence
Des accessoires complémentaires de connectique sont achetés sur le budget 2010.

II. Groupes de travail

Des groupes de travail se sont mis en place de manière implicite et suivant les affinités de chacun pour certains thèmes.
Il a fallu créer la structure des formations proposées et gérer l’organisation pour la mise en place.

a) Annuaire de la région Paca et Corse → Travail partagé en fonction de l’appartenance des DR
DR20 → Elizabeth Bernardo ; Anaïs Mauriceau
DR12→ Estelle Nivault ; Martine Fioroni

Objectifs
Référencer et faire connaître les forces en matière d’IST sur le territoire des DR12 et DR20
Faire connaître le réseau
Identifier des personnes ressources
A titre d’exemple le Réseau National des Bibliothèques de Mathématiques s’appuie sur un annuaire assez complet pour communiquer.

Méthodologie adoptée
Travail de recensement des laboratoires (100 en DR12 et 36 en DR20)
En parallèle, élaboration d’une grille de collecte d’informations
→ contact téléphonique et /ou par e-mail
Mise àjour des fiches existantes en priorité
S’ils n’ont pas encore été contactés, les membres du réseau sont invités àvérifier l’existence de leur fiche bibliothèque et la véracité des données qui y figurent (rubrique Bibliothèques IST en PACA).

Blandine Nouvel avait conseillé lors d’une réunion du CP de se rapprocher du réseau Renatis qui, lui aussi, avait comme projet de mettre àjour l’annuaire des documentalistes, et qui possède déjàle schéma d’une base de données.

Ce projet était en suspens jusqu’àces derniers mois. En vu d’une reprise de ce travail par RENATIS, le groupe annuaire Mistral s’est rapproché du groupe annuaire Renatis pour lui faire part d’une proposition de collaboration.

Une grande partie des réseaux va être recensée par Renatis, la difficulté se trouve en termes de droit : Demande d’autorisation àla CNIL ?

Conseil :
Il faut faire une déclaration àla CNIL lors de la création d’une base de données. Dans notre cas il n’y a pas d’exploitation commerciale il suffit donc de remplir le bulletin d’inscription.

Ce groupe de travail qui a rencontré au départ, des problèmes de méthodologie, a créé une grille qui recense des informations plus succinctes :
Nom de la structure
Nom du documentaliste
Spécificité
Logiciel documentaire
Appartenance àdes réseaux

Pendant cette réunion il a été demandé de contacter Judith Hannoun et Emilie Cornillaux pour la modification et la mise àjour des fiches de bibliothèques sur le site Mistral. Il ya aussi la possibilité de contacter par la liste de diffusion.

b) Site web (Judith Hannoun, Emilie Cornillaux et Véronique Munusami)

Un gros travail de mise àjour, un travail de veille et la création de nouvelles rubriques en IST " droits, formations sur la région, comptes rendus,…" ont été réalisés par Judith Hannoun, Emilie Cornillaux et Véronique Munusami. Un appel a été lancé afin que les documentalistes participent àla vie de ce site, soit en ajoutant des informations dans les rubriques existantes soit en créant de nouvelles rubriques.
Ce site sous SPIP peut être alimenté par différentes personnes, sans webmaster. Chacun doit s’approprier ce site que ce soit pour partager ses idées ou partager des informations.
Un rappel de la liste de diffusion a été lancé afin que les documentalistes utilisent cette liste, toutes les questions relatives au travail peuvent être posées.

c) CORTECH « anticipation » (Blandine Nouvel, Jean-Louis Thomin, Judith Hannoun)

Instance qui valide la création d’un réseau. Mistral n’ayant pas encore présenté son projet devant le CORTECH, ce qui ne saurait tarder, il est prévu d’anticiper et de s’y préparer. Sur le modèle de présentation des autres réseaux régionaux, il est prévu de présenter le rôle du réseau, ses spécificités et son organisation.

d) Les formations

Quatre formations sont proposées pour 2011 avec le soutien financier des deux délégations régionales (DR20 & DR12) : ces formations ont été présentées en Plan de Formation Réseau. Les conseillers de la formation permanente des deux DR pensent que la demande de budget et la mise en place des formations devraient être acceptées.
Une affiche va être réalisée pour présenter ces formations. On utilisera la diffusion via le site web, ainsi que par les listes de diffusions habituelles.

- 31 mars 2011 : Le livre numérique (mise en place Véronique Ginouvès)
1 journée /Marseille, Saint Charles /60 participants/ 5 intervenants
Budget 2500 euros
Programme prévisionnel

- courant mai 2011 (àconfirmer) : Mise en place d’une plateforme OAI-PMH (organisation Martine Fioroni, Estelle Nivault)
1 journée « Â Entrepôt  »/ 1 journée « Â Moissonneur  » /Nice Visioconférence (journées qui constituent une mise en pratique des journées de formations « Â Fredoc 2009  »)
20 personnes sur Nice
10 personnes sur Marseille
10 personnes sur Aix en Provence
Possibilité de suivre les 2 jours de formations
Budget 100 €

- 22 septembre 2011 (àconfirmer) : Outils Collaboratifs (organisation Gisèle Geoffroy, Judith Hannoun et Véronique Ginouvès)
1 journée/Marseille, 30 participants/8 intervenants
Budget 3000 euros
Programme prévisionnel

- Courant novembre 2011 : ERMS « Â Gestion des ressources électroniques  » (organisation Jean-Louis Thomin)
1 journée /Nice/
Budget 1000 à1500 euros

III. Point sur les Fredoc 2011 (Elizabeth Bernardo)

Les Fredoc se dérouleront du 10 au 13 octobre 2011 àBordeaux
Titre : L’IST au prisme de l’Europe
5 pays seront représentés : Allemagne, Pologne, Macédoine, Pays-Bas, Angleterre (àconfirmer)
Prévisions : mardi à17h30 choix entre /visite d’œnologie, /visite de la ville/ libre.
Le programme est terminé, il reste àattendre l’accord des demandes de budget pour définir le nombre de personnes. Pas de budget européen car cette manifestation ne rentre pas dans le cadre d’une conférence pour chercheur.
Budgets demandés :
Région
Ville
Sponsor
La moitié des conférences auront lieu en anglais et ne seront pas traduites. Une assistance sera néanmoins proposée pour poser les questions
Elizabeth annonce qu’il est possible de suggérer des formations au réseau Renatis.

VALIDATION du bilan : Le bilan du réseau Mistral doc est validé àl’unanimité.

Pause 10 mn

IV. Charte

Réalisation et présentation de la charte de fonctionnement du réseau par Martine Fioroni, établie àpartir de plusieurs exemples.
Modification ou ajout de corrections de certains passages dans :
1. Rôle des membres du CP
2. Objectifs
3. Fonctionnement
3.4. Comité de pilotage : limiter les mandats consécutifs à2 mandats, avec un renouvellement partiel par moitié chaque année
(Document en pièce jointe)

17 h Fin de l’assemblée générale.

Compte rendu rédigé par Danielle Cristofol, revu par Blandine Nouvel, Estelle Nivault, Judith Hannoun, Emilie Cornillaux et Gisèle Geoffroy

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