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Réunion du 19/10/2010

par Danielle Cristofol - 27 octobre 2010

Réunion du Comité de Pilotage Mistral doc
Le 19 octobre 2010

Les membres du comité de pilotage ont été accueillis àla délégation de la DR12 par le CAES. Nous remercions Danièle Laugier qui a pu se joindre ànous, ainsi que Gisèle pour avoir mené cette réunion dans une bonne ambiance.

Présents : Cornillaux Emilie, Cristofol Danielle, Fioroni Martine, Geoffroy Gisèle, Hannoun Judith, Laugier Danièle, Nivault Estelle, Nouvel Blandine, Thomin Jean-Louis.
Excusées : Bernardo Elizabeth, Ginouvès Véronique.

Trois groupes de travail se sont constitués ipso facto dans le CP Mistral : Groupe formations
Groupe annuaire
Groupe site web

Ces groupes de travail devront être formalisés àl’issue de l’Assemblée Générale du 09 décembre prochain (information sur le site Web de la composition des groupes et de leurs objectifs)

10h début de réunion

Introduction

Suite au dépôt du plan de formation du réseau, les formations envisagées par le CP Mistral seront examinées par la DR 12 et la DR 20. Les conseillères en formation Monique Clatot et Danièle Laugier sont en relation pour étudier les demandes de réalisation de ces formations et nous soutenir dans nos actions.

Propositions du CP

a) Création d’une affiche pour diffusion prévue en janvier 2011, (M.F, E.N) synthétisant les quatre formations prévues (avec programme et préinscriptions des participants), présentée en AG et diffusée en janvier 2011 sur la liste Mistral-doc, par les bureaux de Formation Permanente des DR 12 et DR 20 avec préinscription.
Une communication sera faite lors de l’Assemblée Générale.

Conseil de D.L : Recenser les préinscriptions car il est plus facile d’avoir un budget conséquent, si on connaît, même approximativement le nombre de participants.
M.C., responsable de la formation de la DR20, a parlé des besoins en formations dans les domaines de la documentation de personnels non qualifiés en sciences de l’information-documentation. Pour répondre àcette demande, Mistral propose soit un tutorat soit des séances de ½ journées à1 journée de formations ciblées. Ces formations seraient assurées par un membre du réseau Mistral-doc. Exemple : techniques de classement en documentation, gérer une bibliographie,
Public : secrétaire, personnel administratif, personnel non spécialisé en documentation.

b) L’Assemblée Générale de Mistral est prévue le 9 décembre 2010 àSophia Antipolis : il faut prévenir les deux DR de cette journée et communiquer la date àMonique Clatot
Les transports des participants et du CP Mistral seront pris en charge par les DR, mais les convocations devront mentionner la ½ journée de formation pour justifier la prise en charge.
Pendant l’A G : recenser les besoins, appel àidées, àconnaissances.

c) Revoir les conditions de renouvellement du CP, vérifier les textes. Il semblerait que les membres doivent être renouvelés tous les deux ans.
Prévoir le renouvellement partiel du bureau : départs (Danielle, Elisabeth, Jean-Louis, Martine, Véronique), + amendement du texte dans A. G.

Programme de l’Assemblée Générale

9h30 : Accueil
10h-13h00 : Demi-journée (3h) de formation sur le thème : Aspects juridiques de la documentation électronique : Droit lié aux bibliothèques numériques ; dépôts des publications en accès libres ; propriétés intellectuelles ; droits avec Google Books… (àdéfinir), suivi de retours d’expériences. (J.H.)
Intervenant : Lionel Maurel (àconfirmer),
13h-14h30 : Déjeuner
14h30-16h30 : A.G. - Présentée par le CP : Bilan, actions, communications, appels àparticipations, structuration des groupes de travail.
Les frais de restauration (pause et déjeuner) sont pris en charge par la FP de la DR20 et nous l’en remercions.

FORMATIONS inscrites au PFR
(programmes et intervenants àtitre prévisionnel)

Toutes les dates de formation sont àpréciser d’ici la fin du mois.

- Formation engagée en 2010 par la DR : Le livre numérique (organisateurs : V.G., B.N., D.C.) 
Date prévue 15 mars 2011 Marseille Université de Provence, site Saint Charles.
Pour cette formation demander rapidement un devis pour la restauration (pause +repas.)
Ne pas oublier dans la description de cette formation quelques noms de formats.
Intervenants pressentis : Pierre Mounier ; Gabriel Gallezot ; Véronique Ginouvès ; Daniel Bourrion ; Jean-Christophe Peyssard.

- Formation engagée en 2011 par la DR : Mise en place d’une plate-forme OAI-PMH (organisateurs EN et MF pour Mistral et Olivier Boebion pour Admi06).
Date prévue 16 & 17 mai 2011 ; Nice & Marseille.
Formation par visioconférence sur Marseille. Il s’agit d’une formation pratique donc il faut vérifier le nombre d’ordinateurs dans la salle de formation de la BU (10) ou dans celle de l’URFIST àMarseille.
Eventuelle possibilité de réaliser une visioconférence sur Aix ; Blandine s’occupe de trouver une salle avec vidéo projecteur et ordinateurs.

- Formation engagée en 2011par la DR : Quels outils collaboratifs ? Pour quels usages ? Pour quel public ? Retours d’expériences (organisateurs : G.G., V.G., J.H.)
Date prévue 15 septembre 2011 ; Marseille
Intervenants : Corinne Welger-Barboza ; Raphaë lle Daudé ; Michel Desbois ; + 5 intervenants àdéterminer.
Voir pour ajouter dans la partie blogs une « Â démonstration d’un blog de chercheurs  » et d’un blog àplusieurs (un programme de recherche, une communauté)
Dans la partie outils bibliographiques ajouter « Â gérer la bibliographie d’un labo  »

- Formation engagée en 2011 par la DR : ERMS (organisateur : J-L.T.)
Date prévue : 15 novembre 2011
Intervenants : 1 membre de l’URFIST, Jean-Louis Thomin, 1 membre d’EBSCO.

12h30 Repas délégation « Â rien àdire  »

BUDGET

Budget attribué 2000,00 €
Dépenses effectives 0523,79 €
Dépenses connues àengager 0408,78 €
Total des dépenses (1+2) 0923,57 €

Autres dépenses (montants estimés) àprendre sur ce budget

Ouvrages 0200,00 â‚¬
Accessoires pour matériel : 2 adaptateurs USB pour les ordinateurs portables de Mistral (matériel destiné àla présentation des formations données par les réseaux métiers documentalistes). Judith doit demander un devis àRue du Commerce et faire livrer le matériel àBlandine qui transmettra àla phonothèque et àJean Louis Thomin. 0100,00 €
Frais pour l’intervenant conférence AG 0350,00 €
Autres dépenses pour les formations 2011(Accessoires et/ou réalisation de plaquettes,…) 0400,00 €
Solde 0026.43 €

ANNUAIRE 

Remise en question quant àla méthodologie adoptée pour ce travail qui s’avère plus complexe que prévu. Le mode opératoire àadopter est dans un 1er temps de mettre àjour les fiches existantes, de créer les fiches manquantes puis dans un deuxième temps de développer les informations liées aux fiches.

2 personnes sont nommées référentes pour la mise àjour des fiches de cet annuaire :
Anaïs Mauriceau / DR 12
Estelle Nivault / DR 20

Blandine conseille de contacter le groupe de travail « Â annuaire  » du réseau « Â Renatis » (Joanna Janik) afin d’articuler un annuaire régional àcelui national entamé par Renatis.
Un onglet pour recenser le savoir faire des documentalistes va être ajouté aux différentes rubriques du site Web.

SITE WEB

Evolution du site : correspondantes Judith Hannoun, Emilie Cornillaux.
- Tout le site a été remis àjour du point de vue du système : mise àjour de la version de SPIP et du kit CNRS et du point de vue du contenu : création d’une rubrique Périodiques en documentation, mise àjour des formations, mise àjour des rubriques d’informations sur les différents domaines de la documentation.
- Rubrique formation mise àjour par Véronique Munusami, Emilie Cornillaux. Voir comment améliorer l’affichage des fils RSS dans la rubrique formation (Judith).
- Ajouter sur le site l’annonce de l’Assemblée générale CP Mistral le 9 décembre
- Déposer les comptes rendus du CP qui manquent.
- Déposer les comptes rendus de formations réalisées par le CP ou toute autre information.
- Projets de mutualisation des livres des professionnels IST avec la création d’une rubrique « Â La bibliothèque de Mistral  »   » en précisant échange sans frais (Danielle doit faire le recensement des ouvrages acquis par le CP Mistral lors des Fredocs 2009).
- Dépôt de la liste des livres qui vont être achetés.
- Création d’une rubrique Savoir-faire qui permette de recenser les différentes compétences des membres du réseau.

CORTECH

En raison des charges de travail de Blandine, Jean-Louis et Judith finaliseront ce travail. Blandine leur envoie la présentation déjàdiscutée en bureau du 8 juillet 2010 avec d’autres documents utiles.

DIVERS

- L’objectif du réseau est de bien communiquer avec les membres de Mistral : échanges avec la liste de diffusion, dépôts de nouvelles informations et de nouvelles rubriques sur le site sont en cours. Le CP est conscient de l’effort àfaire sur ce point et s’y emploie.
- Judith émet l’idée de créer des fiches de procédures de chaque action de Mistral àlaisser en héritage aux futurs membres des prochains bureaux de CP.
- Une demande de renseignements au réseau national Renatis de la part du CP Mistral doit être faite sur le droit de publications de thèses aux éditions universitaires Européenne.
- Jean-Louis doit demander un devis pour des clés USB ainsi que pour des marques pages magnétiques personnalisés avec le logo de Mistral.
- BQR : La demande de budget auprès des délégations permet la mise en place des formations proposées par le réseau régional Mistral sans qu’il soit utile d’établir un dossier de BQR. La demande éventuelle est donc reportée en 2012.

Participation

ACTEURS TÂCHES
Judith Formation : Documentation juridique (A.G)
Judith Demande de devis Rue du Commerce : Adaptateurs
Judith/Emilie* Evolution du site
Gisèle/Véronique G./Judith Formation : Quels outils collaboratifs ?
Gisèle Etablir un devis des frais de restauration (engagement en 2010) pour la formation le livre électronique
Jean-Louis/Judith Finalisation du dossier CORTECH
Jean-Louis Demande de devis clés USB+ marque page
Jean-Louis/Estelle Formation ERMS
Blandine Voir possibilité d’une visioconférence sur Aix
Blandine Transmet présentation CORTECH et autres doc àJ.L & J.H.
Estelle/Martine Affiche
Martine/Estelle Formation Visioconférence OAI-PMH
Véronique G. /Blandine/ Danielle Formation : Livre électronique
Danielle Lister les ouvrages acquis par le CP Mistral
Tous les membres du CP Suggestion titres des livres àacheter pour la bibliothèque Mistral
Judith Envoyer mail Mistral + Renatis pour annoncer mise àjour du site Web
Gisèle Envoyer mail Mistral + Renatis pour informer de l’A.G
Estelle/Anaïs* Mise àjour de l’annuaire
Les organisateurs de formation Fixer rapidement les dates des formations (pour cela contacter les intervenants dans les meilleurs délais)
Emilie*/Véronique M.* Site web : rubrique formation
Emilie* Dépôt sur le site des comptes rendus du CP
Emilie*/Judith Annonce assemblée générale
Emilie* Création sur le site de Mistral de la rubrique : La bibliothèque de Mistral avec la liste des ouvrages.

Les actions inscrites en rouge sont àfaire avant le 5 novembre
Les actions inscrites en caractères gras noirs sont les actions àmener avant la fin du mois de novembre.

*Anais Mauriceau, Emilie Cornillaux et Véronique Munusami sont membres actifs hors comité de Pilotage

Clôture de la journée à17h15.

CR ReÌ union 19 octobre Bureau Mistral - 141.1 ko